Las reuniones son una de las actividades que consumen un porcentaje del tiempo importante, y las mismas cuando no están convenientemente programadas, resultan tediosas y conflictivas.

Determinar el limite optimo de reuniones.

1. Para que convocar a una reunión ?

2. Que otros medios de comunicación podrían considerarse ?

3. Se pueden espaciar las reuniones de rutina sin afectar los resultados?

	¿Quien debe asistir realmente a la reunión ?
	¿Quien podría reemplazarlo de manera apropiada ?

	Elija la hora que hace perder menos tiempo a los integrantes de de la misma.
	Cual es la fecha mas conveniente ?

1. Cuales son los objetivos de la reunión ?

2. Que temas deben ser tratados ?

3. Que tiempo debe dedicarse a cada asunto ?

4. Quien será el responsable de cada tema que se trate?

5. Prevea un margen de maniobra en el calculo de la duración total de la reunión.

Organice su reunión con suficiente antelación.

	Reserve la sala y prepare los equipos audiovisuales de ser necesarios.
	Haga llegar a los participantes el orden del día y los documentos pertinentes varios días antes.

1. Comience a la hora establecida aunque algunos participantes estén retrasados.

2. Termine a la hora indicada a fin de respetar el tiempo de los otros participantes.

3. Pida poder abandonar la reunión si esta dura mas tiempo del previsto.

Dirija la reunión con método.

1. Asegúrese de cada participante tenga un ejemplar del orden del día y de los documentos necesarios.

2. Presente los objetivos, el orden del día y la manera de como va a conducir la misma.

3. Después de haber presentado la agenda de la reunión, pregunte a los participantes si deben añadirse otros puntos del orden del día.

4. Comience por los asuntos mas importantes.

5. Deje para el final de la reunión los puntos mas conflictivos.

6. Cuide de que las discusiones no se alejen del tema que se esta tratando.

7. Haga respetar el tiempo acordado a cada punto en el orden del día.

8. Concluya la reunión resumiendo los puntos claves de las discusiones.

1. Que decisiones se tomaron ?

2. Que informaciones se brindaron ?

3. Que acciones deben ponerse en ejecución, por quien, cuando, y como ?

Haga llegar esa reseña a todas las personas interesadas.

	Lista de participantes.
	Otras personas interesadas.

EdT Gestión de Ventas