El teléfono es una herramienta que le permitirá economizar numerosos esfuerzos y ganar tiempo.

Si bien el costo telefónico estará en relación directa a las características y negocio de cada empresa, en general un componente importante son las comunicaciones interurbanas, las cuales llegan al 36 % con un tiempo de uso del 6%, según el especialista en comunicación Gerardo Wagmino de GCOM, empresa que se especializa en administración y operación y control de redes corporativas. Controlar el correcto uso de esta herramienta permitirá importantes ahorros de tiempo y dinero.
 
 
 
 
 

 

Mensajes telefónicos.

Actualmente en las PyMEs, el  llamados a celulares se ha convertido en  uno de los principales componentes del costo telefónico , llegando al 30 % en algunos casos.

Sepa tomar, hacer tomar o dejar mensajes.

  1. Fecha y hora de llamada.

  2. Quien llamo ? Nombre, empresa, numero telefónico.

  3. Cual es el motivo de la llamada ? Escriba todas las informaciones útiles para la comprensión de la llamada.

  4. Cual es la mejor hora para llamar ? Pregunte cual es el momento mas propicio para llamar.

  5. Quien tomo el mensaje ? Nombre e iniciales de la persona.

  6. Si es necesario redacte un mensaje tipo para todas las personas interesadas.

  7. No olvide ! Solo un mensaje legible es eficaz.

Delegue la respuesta a los mensajes recibidos siempre que sea posible.

  1. Escriba sus directivas en cuanto al mensaje, para la persona que devolverá la llamada.

 

 

Realización de llamados.  

Planifique sus llamadas.

  1. Concentre sus llamadas en determinado momento del día.

  2. Antes de llamar, plantéese la pregunta, en que momento tengo mas posibilidades de encontrar a mi interlocutor ?

  3. Haga por escrito la lista de los puntos que quiere discutir.

  4. Tenga al alcance de la mano todos los documentos pertinentes.

 

Reduzca el tiempo de espera.

  1. Haga usted mismo las llamadas que requieran su atención personal.

  2. Haga hacer a su secretaria las que provocan tiempos de espera.

  1. Precise con quien quiere hablar, de parte de quien y sobre que asunto.

  2. Asegúrese de hablar con la persona mas adecuada.

  3. Presente el objeto de la llamada después de las formulas de cortesía.

  4. Concluya resumiendo la conversación.

 

 

Recepción de llamadas.

  1. Precise a su secretaria / recepcionista los momentos durante los cuales no contestara llamados.

  2. Asegúrese que las personas que reciben las llamadas sepan a quien trasmitirlas.

  3. Sepa, antes de contestar a su interlocutor, quien lo llama y para que asunto.

  4. Pase, o haga pasar la llamada , si otra persona es mas conocedora del tema que usted.

  5. No reciba ninguna llamada estando en una reunión.

Responda con eficacia.

  1. Haga concretar el objeto de la llamada si su interlocutor tarda en hacerlo.

  2. Abrevie la discusión para la cual no esta preparado. Anote todas las informaciones necesarias y vuelva a llamar a su interlocutor cuando este en condiciones de responderle.

  3. Haga concluir cortésmente una conversación que se prolonga demasiado reformulando lo que han discutido.

EdT Gestión de Ventas