Reuniones

Las reuniones son una de las actividades que consumen un porcentaje del tiempo importante, y las mismas cuando no están convenientemente programadas, resultan tediosas y conflictivas.

 

Determinar el límite optimo de reuniones.

 

¿Para qué convocar a una reunión?

 

¿Qué otros medios de comunicación podrían considerarse?

 

¿Se pueden espaciar las reuniones de rutina sin afectar los resultados?

 

Limite el número de participantes.

 

¿Quién debe asistir realmente a la reunión?

 

¿Quién podría reemplazarlo de manera apropiada?

 

Preparación de la reunión.

 

Elija la hora que hace perder menos tiempo a los integrantes de de la misma.

 

¿Cuál es la fecha más conveniente?

 

Objetivos, prepare el orden del día.

 

¿Cuáles son los objetivos de la reunión?

 

¿Qué temas deben ser tratados?

 

¿Qué tiempo debe dedicarse a cada asunto?

 

¿Quién será el responsable de cada tema que se trate?

 

Prevea un margen de maniobra en el cálculo de la duración total de la reunión.

 

Organice su reunión con suficiente antelación.

 

Reserve la sala y prepare los equipos audiovisuales de ser necesarios.

 

Haga llegar a los participantes el orden del día y los documentos pertinentes varios días antes.

 

Conducción.

 

Comience a la hora establecida aunque algunos participantes están retrasados.

 

Termine a la hora indicada a fin de respetar el tiempo de los otros participantes.

 

Pida poder abandonar la reunión si esta dura más tiempo del previsto.

 

Dirija la reunión con método.

 

Asegérese de cada participante tenga un ejemplar del orden del día y de los documentos necesarios.

 

Presente los objetivos, el orden del día y la manera de cómo va a conducir la misma.

 

Después de haber presentado la agenda de la reunión, pregunte a los participantes si deben añadirse otros puntos del orden del día.

 

Comience por los asuntos más importantes.

 

Deje para el final de la reunión los puntos más conflictivos.

 

Cuide de que las discusiones no se alejen del tema que se está tratando.

 

Haga respetar el tiempo acordado a cada punto en el orden del día.

 

Concluya la reunión resumiendo los puntos claves de las discusiones.

 

Continuidad, redacte una reseña.

 

¿Qué decisiones se tomaron?

 

¿Qué informaciones se brindaron?

 

¿Qué acciones deben ponerse en ejecución, por quién, cuándo, y cómo?

 

Haga llegar esa reseña todas las personas interesadas.

 

Lista de participantes.

 

Otras personas interesadas.