Asistente de ventas
Es conveniente contar con un asistente de ventas, responsable de mantener actualizada la base de datos, y realizar funciones de apoyo a los vendedores.
Sus función será la de generar la información solicitada por el cliente, cuestiones administrativas relacionada con la gestión de ventas, permitiendo que el personal de ventas disponga de más tiempo para ocuparse de la actividad de ventas.
Base de datos:
Se debe registrar toda la información relacionada con el cliente y las acciones de ventas relacionadas con el mismo.
La información que se registrara en la base de datos será la siguiente:
-Base de datos. Informe completo de la empresa.
-Anotaciones de lo conversado en los distintos contactos (Telefónicos y entrevistas personales)
-Cotizaciones.
-Llamados telefónicos entrantes.
-Empresas potenciales para promoción.
-Empresas fuera de seguimiento por no tener potencial.
Esta base contendría la totalidad de las empresas, incluyendo :
-Empresas en seguimiento.
-Empresas dadas de baja.
-Empresas potenciales para promoción.
Los datos de cada empresa deben incluir Razón Social, dirección, teléfono, E-mail. Es conveniente anotar la dirección de las plantas y el de las oficinas administrativas.
El ingreso de empresas nuevas, debe constar el medio por la cual se contacto la misma, como publicidad en medios gráficos, guías, terceros, vendedor, etc.
Se debe asignar un código numérico para cada vendedor, a los efectos de poder extraer su base de clientes.
Cada empresa debe tener anotado el contacto y cargo de la persona con la cual realizamos acciones de promoción o seguimiento.
Para promociones futuras es importante anotar el sector industrial al cual pertenece la empresa y producto de la misma.
Es conveniente dividir a nuestros clientes o usuarios en directos e indirectos, respondiendo a la primera categoría las empresas que adquieren los productos en forma directa y los indirectos o aquellos referentes de negocios que nos adquieren el producto para comercializarlo o nos dan referencia de los potenciales compradores.
Cada empresa cliente debe tener asentado el producto y fecha de la compra, que permita evaluar la fidelidad de los usuarios y determinar acciones comerciales futuras en función de la importancia de cada uno de ellos en la facturación y repetición de compra. También se debe registrar las operaciones perdidas, en lo posible con información de la competencia y toda información que nos pueda ser de utilidad en el futuro.
Las empresas componentes de la base, deben tener las anotaciones de los temas conversados en los distintos contactos y necesidades, como las cotizaciones efectuadas.
Informes de los vendedores.
Los vendedores deberán ingresar las informaciones enunciadas en su base de datos o mediante informe escrito para ser registrado por el asistente del departamento comercial.
Se debe poner especial atención en mantener la información actualizada, con las nuevas personas contactadas y referencia de los temas tratados.
Es conveniente reservar un campo para detallar que tipo de comunicación se estableció, telefónica o personal, y fecha prevista para el próximo contacto.
La fecha del próximo contacto les permitirá a los vendedores disponer de información actualizada para los pendientes de las semanas venideras, agilizando el seguimiento de las empresas potenciales.
Este es un esquema básico, que se debe adecuar a las características de la empresa y su producto. Pudiendo agregarse indicadores externos, para conocer las necesidades de las empresas y su opinión de nuestros productos.