Base de datos
En mucha ocasiones las empresas realizan planes de venta, promociones, lanzamiento de nuevos productos ; y no realizan una medición de la eficiencia de dichos esfuerzos y un registro de la información recogida en dichas comunicaciones con los clientes.
La información contenida en las bases de datos, permiten una integración con los clientes, por el conocimiento que aporta como articuladora y por lo tanto integradora de las comunicaciones.
En otras ocasiones, la información está disponible, pero no está enlazada entre sí, con lo cual es difícil encontrarla de una forma adecuada para tomar decisiones comerciales.
En el pasado los vendedores disponían de toda la información referida a los clientes, y conocían los detalles de la relación con los mismos a través del tiempo. Las bases de datos permiten una integración que desaloja al vendedor como único depositario de los datos relacionados con los clientes, minimizando el riesgo que ello representa para las empresas, y disminuyendo el grado de dependencia con el mismo por su conocimiento de los usuarios.
Las bases de datos también permitirán medir la productividad de los vendedores, cantidad de contactos en la unidad de tiempo, tiempo promedio dedicado al cierre de ventas y de nuevos contactos potenciales.
Las bases de datos, debidamente diseñadas de acuerdo a las características de la empresa y la información que se pretende capturar y registrar, permitirán identificar qué clientes nos compran, con qué frecuencia, por cual valor y las característica que tienen dichos compradores. Se podrá registrar que necesidades estamos cubriendo y las solicitudes que recibimos de estas empresas para evaluar el lanzamiento de nuevos productos.
La información contenida en las bases de datos, son indispensables para llevar adelante programas de telemarketing, y permite al personal de recepción telefónica disponer de toda la información del cliente cuando este se pone en contacto con la empresa, brindándole un trato personalizado desde el inicio de la comunicación, por disponer del historial del mismo en la pantalla de su computadora.
En muchas Pymes, la tecnología empleada para procesar los datos, están en un punto intermedio entre un sistema totalmente manual y el uso de tecnología de punta. Hay una preeminencia de planillas electrónicas Excel.
Las bases de datos de clientes se pueden cargar sobre dichas planillas electrónicas, cuyo uso es generalizado, o instalar programas que integren los datos básicos de los mismos, con información en forma de indicadores, que permita extraer estadísticas para medir la gestión operativa y tomar acciones para mejorarla.
Es importante considerar para un sistema de monitoreo, tanto el software como el hardware, y si el mismo es integrado o un conjunto de PC independientes entre sí.
Instrumentar un sistema de medición y control permitirá:
-Detectar desvíos importantes y controlar por objetivos.
-Extraer diagramas de barras.
-Obtener información sobre objetivos planeados.
-Recabar información externa previamente determinada.
-En programas avanzados permiten simular distintas situaciones posibles.
Las bases de datos, también tienen valor, para reconocer cuando los clientes, están dejando de comprar nuestros productos. El conocimiento de esta situación permitirá actuar sobre los motivos por los cuales se alejan de nuestra firma, con acciones dirigidas a evitar que abandonen nuestro producto e intentar recuperar una buena parte de los que fueron capturados por la competencia.