El teléfono como herramienta
El teléfono es una herramienta que le permitirá economizar numerosos esfuerzos y ganar tiempo.
Controlar el correcto uso de esta herramienta permitirá importantes ahorros de tiempo y dinero:
Mensajes telefónicos.
Sepa tomar, hacer tomar o dejar mensajes.
-Fecha y hora de llamada.
-¿Quién llamó? Nombre, empresa, número telefónico.
-¿Cuál es el motivo de la llamada? Escriba todas las informaciones útiles para la comprensión de la llamada.
-¿Cuál es la mejor hora para llamar? Pregunte cual es el momento más propicio para llamar.
-¿Quién tomo el mensaje? Nombre e iniciales de la persona.
-Si es necesario redacte un mensaje tipo para todas las personas interesadas.
-No olvide que solo un mensaje legible es eficaz.
-Delegue la respuesta a los mensajes recibidos siempre que sea posible.
-Escriba sus directivas en cuanto al mensaje, para la persona que devolverá la llamada.
Realización de llamados.
-Planifique sus llamadas.
-Concentre sus llamadas en determinado momento del día.
-Antes de llamar, plantéese la pregunta, ¿en qué momento tengo más posibilidades de encontrar a mi interlocutor ?
-Haga por escrito la lista de los puntos que quiere discutir.
-Tenga al alcance de la mano todos los documentos pertinentes.
-Reduzca el tiempo de espera.
-Haga usted mismo las llamadas que requieran su atención personal.
-Haga hacer a su secretaria las que provocan tiempos de espera.
-Precise con quien quiere hablar, de parte de quien y sobre qué asunto.
-Asegúrese de hablar con la persona más adecuada.
-Presente el objeto de la llamada después de las formulas de cortesía.
-Concluya resumiendo la conversación.
Recepción de llamadas.
-Precise a su secretaria /recepcionista los momentos durante los cuales no contestará llamados.
-Asegúrese que las personas que reciben las llamadas sepan a quien trasmitirlas.
-Sepa, antes de contestar a su interlocutor, quien lo llama y para qué asunto.
-Pase, o haga pasar la llamada, si otra persona es más conocedora del tema que usted.
-No reciba ninguna llamada estando en una reunión.
-Responda con eficacia.
-Haga concretar el objeto de la llamada si su interlocutor tarda en hacerlo.
-Abrevie la discusión para la cual no está preparado. Anote todas las informaciones necesarias y vuelva a llamar a su interlocutor cuando está en condiciones de responderle.
-Haga concluir cortésmente una conversación que se prolonga demasiado reformulando lo que han discutido.
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