El teléfono como herramienta

El teléfono es una herramienta que le permitirá economizar numerosos esfuerzos y ganar tiempo.

Controlar el correcto uso de esta herramienta permitirá importantes ahorros de tiempo y dinero:

 

Mensajes telefónicos.

 

Sepa tomar, hacer tomar o dejar mensajes.

 

-Fecha y hora de llamada.

 

-¿Quién llamó? Nombre, empresa, número telefónico.

 

-¿Cuál es el motivo de la llamada? Escriba todas las informaciones útiles para la comprensión de la llamada.

 

-¿Cuál es la mejor hora para llamar? Pregunte cual es el momento más propicio para llamar.

 

-¿Quién tomo el mensaje? Nombre e iniciales de la persona.

 

-Si es necesario redacte un mensaje tipo para todas las personas interesadas.

 

-No olvide que solo un mensaje legible es eficaz.

 

-Delegue la respuesta a los mensajes recibidos siempre que sea posible.

 

-Escriba sus directivas en cuanto al mensaje, para la persona que devolverá la llamada.

 

 

Realización de llamados. 

 

 

-Planifique sus llamadas.

 

-Concentre sus llamadas en determinado momento del día.

 

-Antes de llamar, plantéese la pregunta, ¿en qué momento tengo más posibilidades de encontrar a mi interlocutor ?

 

-Haga por escrito la lista de los puntos que quiere discutir.

 

-Tenga al alcance de la mano todos los documentos pertinentes.

 

-Reduzca el tiempo de espera.

 

-Haga usted mismo las llamadas que requieran su atención personal.

 

-Haga hacer a su secretaria las que provocan tiempos de espera.

 

-Precise con quien quiere hablar, de parte de quien y sobre qué asunto.

 

-Asegúrese de hablar con la persona más adecuada.

 

-Presente el objeto de la llamada después de las formulas de cortesía.

 

-Concluya resumiendo la conversación.

 

 

Recepción de llamadas.

 

-Precise a su secretaria /recepcionista los momentos durante los cuales no contestará llamados.

 

-Asegúrese que las personas que reciben las llamadas sepan a quien trasmitirlas.

 

-Sepa, antes de contestar a su interlocutor, quien lo llama y para qué asunto.

 

-Pase, o haga pasar la llamada, si otra persona es más conocedora del tema que usted.

 

-No reciba ninguna llamada estando en una reunión.

 

-Responda con eficacia.

 

-Haga concretar el objeto de la llamada si su interlocutor tarda en hacerlo.

 

-Abrevie la discusión para la cual no está preparado. Anote todas las informaciones necesarias y vuelva a llamar a su interlocutor cuando está en condiciones de responderle.

 

-Haga concluir cortésmente una conversación que se prolonga demasiado reformulando lo que han discutido.