Organización y registro

Para trabajar en una tarea de coordinación proactiva, se requiere que los conceptos de eficacia, se trasladen a la tarea de trasmitir y registrar información, y para ello es indispensable organizar la actividad.

 

Actividades

 

-Se definen las actividades y tareas que realizara el colaborador, operando como soporte y enlace comercial, a los efectos de una mejor utilización del tiempo.

 

-Es conveniente tomar la unidad de tiempo (día, semana, mes, etc.), sobre la que se evalúan los resultados.

 

-Discriminar en unidades medibles las actividades más relevantes.

 

-Llamadas telefónicas potenciales.

 

-Confección de cotizaciones.

 

-Ingreso de datos.

 

-Preparación informes de ventas.

 

-Tareas administrativas varias.

 

Las actividades están ordenadas por orden de importancia, como generadoras de resultados económicos.

 

Es indispensable evaluar, como disminuir el tiempo que demandan las tareas que no aportan valor.

 

Por ejemplo, para aumentar la cantidad de llamados telefónicos, se deben preparar los datos previamente, disponer de un mensaje predeterminado con alternativas y escoger el momento del día más apropiados para ubicar a los responsables. Se debe evitar los horarios del mediodía, pues habrá menos posibilidades de ubicar a los mismos.

 

Definir porcentajes de tiempo dedicado a cada actividad, acordar los objetivos con el responsable de ventas, verificar los resultados y corregir las desviaciones

 

 

Pérdida de tiempo habituales.

 

Internas	Externas
Prioridades confusas	Llamadas de teléfono imprevistas
Desorden del lugar de trabajo.	Políticas de puertas abiertas.
Trabajos no concluidos y distintos	Formación insuficiente
Ausencia de plan de trabajo.	Reuniones prolongadas, mal preparadas.
Ausencia de fechas limites	Tramites administrativos.
Actitud de resistencia a los cambios.
Centros de interés variados.
Dificultad para decir que no
Delegación insuficiente

 

 

 

Las causas de origen interno, responde a nuestras actitudes ante el tiempo y la organización, costumbres, opciones, etc..

 

Las causas de origen externo, si bien depende de otros, son causas resultantes de las internas.

 

Causas principales que nos impiden cumplir con lo previsto.

 

Las intenciones no se formulan en objetivos medibles.

 

Planificación insuficiente y objetivos sin horizontes de tiempo.

 

Las costumbres y la presión del medio exterior.

 

Ausencia de motivación real.

 

Objetivos

 

Son los que se proponen realizar en la semana, mes, año.

 

Deben ser:

 

 

-Realistas. Ni sobrestimados, ni subestimados.

 

 

-Estimulantes. Satisfactorios, ventajas de alcanzar los objetivos.

 

 

-Flexibles. Aceptar cierto margen de imprevistos.

 

 

-Realizables. Plazo de ejecución, expresarlos en términos de acción, responsable de la acción.

 

Los objetivos deben estar descriptos de forma positiva, Por ejemplo:”Quiero ordenar el escritorio para ser más eficiente” en lugar de “quiero dejar de tener este desorden en mi escritorio”.

 

Mensurar para verificar la evolución, con cifras en lo posible y con fechas.

 

Prioridades.

 

Es necesario enumerar las tareas a realizar e indispensable priorizar las mismas, mediante el planteo de las siguientes preguntas.

 

¿Es urgente e importante?

 

 

¿O simplemente urgente?

 

 

¿Puede esperar respecto del resto?

 

Por lo tanto los dos criterios operativos para priorizar las actividades son, urgente e importante.

 

Aunque estos dos criterios también pueden resultar insuficientes, en algunas ocasiones, es necesario adjuntar los siguientes conceptos:

 

 

-La gravedad por no cumplir con la tarea.

 

 

-La resonancia, es decir la repercusión sobre otras actividades.

 

Fases necesarias:

 

-Hacer listado de actividades.

 

-Catalogar por urgente e importante.

 

-Duración prevista.

 

-Ordenar la lista.

 

-Controlar su cumplimiento.

 

NOTA: Un comportamiento demasiado sistemático y que no tiene en cuenta los imperativos de lo cotidiano o imprevisto, aunque sea perfecto como organización, se puede volver ineficaz por excesivamente rígido.

 

Mesa de trabajo.

 

Dedique un tiempo para planificar su día, es conveniente realizar el análisis a última hora del día, para iniciar el día venidero con acciones concretas.

 

-Fijar horas límites para ciertas tareas, a los efectos que no perturben el resto de las actividades.

 

-Instalar bandeja de entrada pedidos /solicitud / informes /cotizaciones, catalogando como Urgente, No urgente e Importante.

 

-Toda información de cotizaciones / carpetas / notas / complemento de ventas, etc. deberá ser solicitada mediante nota con los datos necesarios y fecha de envío.

 

-En caso de acumularse en un margen de tiempo exiguo, una cantidad de trabajo superior a la prevista se realizara la consulta a los solicitantes.

 

-Escritorio limpio.

 

-Las solicitudes se colocan en la bandeja de entrada, y mediante carpetas para información escrita que no pudiera cargarse en la computadora.

 

Plan diario de trabajo.

 

1- Disponer de un plan de trabajo al inicio del día y estimar tiempo de ejecución, comenzando por las urgencias, verificar lo no urgente y definir un tiempo por realizar temas prioritarios con plazos más flexibles para ir avanzando a la fecha prevista para su finalización.

 

2- En caso de disponer de varios temas urgentes ordenar de acuerdo a lo decidido por la dirección por orden de importancia 1..2..3 y así sucesivamente.

 

3- Si algunas de las tareas previstas como urgentes no se pudieran realizar, proceder a informar a las personas afectadas con anticipación.

 

4- En el programa del día siguiente se verificara lo que no se pudo realizar el día anterior y los motivos que impidieron dicho cumplimiento, de ser por cuestiones propias se trabajara sobre su mejora y si depende de causas ajenas se informa a los superiores con un fundamento que lo justifique.

 

5- Se genera una tarjeta de prioridades diario, donde se vuelca todo aquello que no puede pasar por la bandeja de temas urgentes. Se verifica su cumplimiento de acuerdo al Pto  3.

 

6- Conclusión de trabajos: No se interrumpe la tarea en curso a menos que sea urgente, sino que se que se deposita en la bandeja correspondiente por su urgencia o prioridad.

 

Toda solicitud que reciba deberá estar acompañada de la fecha de ejecución o realización, en caso de entender que no se puede llevar a cabo se deberá expresar en ese instante.

 

Verificar al recibir una solicitud si la misma contiene toda la información necesaria para ejecutarla, caso contrario requerir la información faltante.